Wordvice AIを使った英語ビジネスメール・E-mailの書き方

基礎知識：英語ビジネスE-mail（フォーマット）の作成方法

職場でのコミュニケーション手段の一つとして最も頻繁に使われているのがE-mailです。ビジネスE-mailを通して、社会人としてのプロ意識を見せたり、自分の意見を伝達したり、円滑なコミュニケーションで仕事を進めたりできます。基本的に、ビジネスE-mailは以下の要素で構成されます。

1. 件名
2. 挨拶文
3. 本文
4. 締めくくりコメント
5. 署名

Wordvice AIライティングツールを使った、ビジネスE-mailの書き出し方、要点はしっかり伝達しつつプロ意識の高さも表現できる本文の作成、そして礼儀正しくメールを締めくくる方法について紹介していきます。過去約10年にわたって専門家による英文校正・校閲サービスを提供してきた経験を基に、ワードバイスは、ビジネスシーンにおけるライティングスキル向上を後押しするAIライティングアシスタントを開発しました。

Wordvice AIの「concise（簡潔）」校正モードを使って的確なE-mail件名を作成

E-mailの件名は簡潔で、要領を得ていなければなりません。E-mailを受け取った人が件名を見て一瞬でメール本文の要件を察せられるのが理想です。以下のルールを念頭にメール件名を作成してみてください。

1. 60文字未満（スペースも含め）にまとめる
2. E-mailの目的は１センテンスで述べる
3. 引用符や括弧、ダッシュの多用を避ける

Wordvice AI英文チェッカーには便利な「concise」モードがあり、書いてあると余計に内容を分かりにくくする不要ワードのそぎ落としに役立ちます。モードを「Concise」に設定し、ドロップダウンメニューから「Business」を選択すると、文章をビジネスに適したスタイルに書き換えてくれます。

注：「Concise」モードは、Wordvice AIプレミアムアカウントご契約の方のみご利用いただけます。

ビジネスE-mail件名の例文

The following examples show how email subject headings can be made clearer and more readable by applying the “Concise” proofreading mode.

Before: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective” （フォローアップ＆ビジネスの観点からの将来的なアクション）

After: “Business Follow-Up and Future Actions”

• 必要のない前置詞(from Business Perspective)を消し名詞(Business Follow-Up)で代替。
• 冗長な説明を減らし大文字使用の一貫性を持たせる。

Before: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere” （新たなマーケティング戦略の分析とビジネス領域全般に与える可能性のある影響について）

After: “Impact of New Marketing Strategies on Business”

• 冗長な動詞(Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact)を簡潔に要約 (Impact of New Marketing Strategies) 。
• 意味が明確でなく不自然な文章(Overall Business Sphere)の代わりに省略された形 (Strategies on Business)でも文脈から意味の伝達。
• より簡潔に表現しつつも本来の意味は維持。

ビジネスE-mailの書き出し — Wordvice AIによる挨拶文の適切な口調

第一印象は重要です！E-mailの挨拶文を書くのに四苦八苦している人は多いはずです。どの口調で書くのがふさわしいのか迷った経験はありませんか？

Wordvice AI言い換えツールでは、2種類のプロフェッショナル口調（トーン）から選択できます。この2種のトーンは、プレミアムプランのご契約でご利用可能になります。

1. プロフェッショナル – フォーマル：一度も会ったことがない人、またはあまり親しくないい知人、そして職場で自分より上役の方へE-mailを送る場面でのご使用をお勧めします。

2. プロフェッショナル – フレンドリー：これまでに何度かE-mailのやり取りがある相手、同僚、または昔からの知り合いへE-mailを送る場面でのご使用をお勧めします。

Wordvice AI のプロフェッショナル‐フォーマル・トーンを使ったE-mailの挨拶文

Before: “Hello, Mary”

After: “Dear Mary”

• “Hello”は英語で作成するメールのあいさつとして十分使えますが、ビジネスメールでは “Dear”をより格式のある専門的な表現として使用します。

Wordvice AI のプロフェッショナル‐フレンドリー・トーンを使ったE-mailの挨拶文

Before: “Hey Joshua”

After: “Hello, Joshua”

• “Hey”は一般的にビジネス英語のメールを作成する際に同僚や顧客、パートナーには使用しません。“Hello”は日常的に使われますが “Hey”よりはやや格式のある表現と言えるでしょう。

Wordvice AIパラフレーザーを使って、E-mail本文を状況に適したトーンへと書き換え

受信者への挨拶文が書けたら、今度は相手の時間を無駄にしないためにもすぐにメール本文で要件を伝えます。だからと言って直接的すぎて、一歩間違えば無礼にも聞こえる書き方にして良いわけではありません。

ちょうど良いバランス感のあるメール本文に仕上げるためには、まずは下書きをし、それを 文章言い換えサイトにかけます。「プロフェッショナル‐フォーマル」と「プロフェッショナル‐フレンドリー」トーンへの書き換え効果を以下でご覧ください！

ビジネスメール例文：プロフェッショナル‐フォーマル・トーン

Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.” （検討後、いくつかのプロセス改善に着手し、必要があれば変更し、業務拡大のニーズに即した新たなシステムを導入する。）

After: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”

• Professional - formalモードで文書を編集すると長めになりますが、より洗練された語彙と文章を使った格式のあるビジネスメールに合ったトーンになります。

ビジネスメール例文：プロフェッショナル‐フレンドリー・トーン

Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”

After: “After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.”

• Professional - friendly モードで文章を編集すると、フレンドリーさも保ちつつ専門的かつ格式のあるビジネスメールに適したトーンになります。

Wordvice AIを使ってビジネスE-mailを締めくくる

メール本文が完成したら、次はメール後半の締めくくりです。メール最後の部分には以下の項目を入れると良いでしょう。

1. やるべきこと－メール受信者に何をしてほしいのか？何かについて決断してもらいたいのか、または返信が欲しいのか？
2. 期限 －受信者に、いつまでに行動完了して欲しいのか？
3. お礼－「どうぞよろしくお願いします」的な礼儀を示す一文。

まず何を言いたいのかを下書きしましょう。下書き文を、本文で選んだのと同じトーンを選択して オンライン言い換えツールにかけます。こうすることで、メール全体のトーンに統一感が保てます。

プロフェッショナル‐フォーマル・トーンのメール結び文

Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.” （この問題に関しての意見や見解を聞かせて下さい。こちらのやり方にご賛同いただける場合には、来週ミーティングを行って詳細について検討し、実行プランを計画したいです。お早目にご返答いただけること、お待ちしています。どうぞよろしくお願いします。）

After: “I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.”

• メールを受け取る人に好印象を与えるためには、ビジネスメールにあった表現を使用することが大切です。パラフレーズツールの Professional - formalモードをつかえば、ビジネスシーンに適した単語やよりフォーマルな文章を使うことで格式のあるトーンでメールを締めくくることができるのです。

プロフェッショナル‐フレンドリー・トーンのメール結び文

Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”

After: “I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.”

• Professional - friendly モードは、より親密でカジュアルなトーンの文章になり、メールを受け取る人に温かくもてなされるような気持ちを伝えます。
• “Delighted”や “greatly appreciate” などの表現の使用は、修正前の文章よりも親しみやすい表現になります。

Wordvice AIを使った署名の方法

ビジネスE-mailの書き方についての記事も終盤に到達しました！最終ステップである、メール末尾をいかにプロらしく見せるかについて説明します。

Wordvice AIのプロフェッショナル‐フォーマル・トーンを使ったフォーマルビジネス署名

ビジネスを意識した、あらたまった言葉でメールを終わらせたい場合には、「プロフェッショナル‐フォーマル」モードを試してみてください。

Before: “Best, Kaitlyn”

After: “Sincerely, Kaitlyn”

• “Sincerely”は確実に “Best”より格式のある表現として使われる締め言葉で、多くのビジネスシーンにおいてより尊重を表す表現です。

Wordvice AIのプロフェッショナル‐フレンドリー・トーンを使ったフレンドリービジネス署名

もう少しカジュアルな感じの言葉で締めくくる場合は、「プロフェッショナル‐フレンドリー」モードをお勧めします。

Before: “Best, Kaitlyn”

After: “Warm regards, Kaitlyn”

• 日常で使われる “Best”はほとんどのメールのやりとりに適していますが、“Warm regards”は文字通りより”あたたかい”トーンを伝えつつも専門的に使用できる表現です。