워드바이스 AI를 활용하여 비즈니스 영어 메일 작성하기
격식 있는 비즈니스 영어 메일 작성법 기초
이메일은 직장 내에서 이루어지는 의사소통의 가장 일반적인 형태입니다. 비즈니스 이메일을 통해 자신의 전문성을 입증하거나 중요사항을 전달하고, 업무를 효과적으로 처리할 수도 있습니다. 비즈니스 이메일의 가장 일반적인 구조는 다음과 같습니다.
- 제목 (Subject line)
- 인사말 (Salutation)
- 본문 (Body text)
- 맺음말 (Closing comments)
- 서명 (Signature)
워드바이스 AI의 AI 작문 도구를 활용하여 비즈니스 영어 이메일을 시작하는 방법부터 전문성을 입증하면서 요점을 전달하는 본문 작성법, 그리고 정중하게 이메일을 끝맺는 방법까지 한번에 살펴보세요! 십여 년간 영문교정 서비스를 제공해오면서 쌓은 경험과 노하우를 토대로 워드바이스 AI가 비즈니스 영어의 새로운 경지에 도달할 수 있도록 도와드립니다.
워드바이스 AI의 Concise 모드를 이용하여 눈에 띄는 제목 작성하기
비즈니스 영어 메일 제목은 간단명료하게 작성하여, 받는 사람이 살짝 훑어만 보아도 무엇에 관한 내용인지 바로 파악할 수 있어야 합니다. 다음 규칙을 항상 염두에 두고 제목을 작성해 보세요.
- 공백 포함 60자 이내로 작성
- 이메일의 목적을 한 문장으로 분명하게 전달
- 따옴표, 괄호 및 대시의 과도한 사용은 자제
워드바이스 AI의 영어 문법 검사기에서는 글에 방해가 되는 불필요한 단어 제거에 최적화된 Concise 모드를 제공하고 있습니다. 4가지의 모드 중 Concise 모드를 선택하고 문서 유형(Document Type)을 Business로 설정하면, 업무의 상황과 쓰임에 알맞은 비즈니스 라이팅 결과물을 확인할 수 있습니다.
참고: 워드바이스 AI의 Concise 모드는 프리미엄 서비스 구독 시 이용 가능합니다.
프로페셔널한 비즈니스 영어 메일 제목 예시
다음 예시들을 통해 워드바이스 AI 영어 문법 검사기의 Concise 모드가 어떻게 영어 이메일 제목을 더욱 간결하고 가독성 있게 바꿔주는지 살펴보세요.
<이메일 제목 예시 1>
수정 전: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective” (비즈니스 관련 후속조치 점검 및 향후 실행 가능 사항 안내)
수정 후: “Business Follow-Up and Future Actions” (비즈니스 팔로우업 및 향후 방침)
- 불필요한 전치사구(from Business Perspective)를 삭제하고 명사구(Business Follow-Up)로 대체
- 장황한 설명을 줄이고 대문자 사용에 일관성 유지
<이메일 제목 예시 2>
수정 전: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere” (새로운 마케팅 전략과 그것이 전체 사업에 미칠 수 있는 영향 분석)
수정 후: “Impact of New Marketing Strategies on Business” (신규 마케팅 전략의 사업 효과)
- 장황한 동사구(Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact)를 간략하게 요약 (Impact of New Marketing Strategies)
- 의미가 명확하지 않고 부자연스러운 구문(Overall Business Sphere) 대신 축약된 형태(Strategies on Business)로 문맥을 통한 의미 전달
- 더 간결하게 표현하면서 본래의 의미 유지
워드바이스 AI를 활용하여 상황에 맞는 비즈니스 이메일 인사말 작성하기
첫인상이 중요한 만큼, 많은 사람들이 비즈니스 메일 첫인사를 작성하는 데 어려움을 겪고 있습니다. 상황에 따라 어떤 영어 인사말을 써야 할까요?
워드바이스 AI의 AI 패러프레이징 툴에서는 비즈니스 매너에 맞는 두 가지 톤으로 문장을 수정할 수 있습니다. 두 개의 모드는 프리미엄 서비스 구독 시 이용 가능합니다.
Professional - formal: 일면식이 전혀 없거나 잠깐 본 상대, 또는 조직 내에서 지위가 높은 상대에게 이메일을 보낼 때 알맞은 격식 있는 톤으로 문장을 수정합니다.
Professional - friendly: 이메일을 몇 번 주고 받은 상대나 직장 동료, 오래 알고 지낸 지인에게 이메일을 보낼 때 알맞은 좀 더 캐주얼한 톤으로 문장을 수정합니다.
격식 있는 이메일 인사말: Professional - formal 모드 이용
수정 전: “Hello, Mary”
수정 후: “Dear Mary”
- “Hello”는 영어 이메일에 사용하는 인사말로 전혀 손색이 없지만, 비즈니스 이메일에서는 “Dear”를 조금 더 격식있고 전문적인 표현으로 사용합니다.
친밀감을 높이는 이메일 인사말: Professional - friendly 모드 이용
수정 전: “Hey Joshua”
수정 후: “Hello, Joshua”
- “Hey”는 일반적으로 비즈니스 영어 이메일을 작성할 때 동료나 고객, 파트너에게 사용하지 않으며, “Hello”는 일상적이지만 “Hey”보다 조금 더 격식을 차린 표현으로 사용할 수 있습니다.
워드바이스 AI를 활용하여 상황에 맞게 이메일 본문 패러프레이징하기
받는 사람에게 인사를 전했다면, 비즈니스 이메일에서는 지체없이 본문을 통해 바로 목적을 전달해야 합니다. 이때, 지나치게 직설적이어서 이메일이 한 끗 차이로 무례해지지 않도록 조심해야 합니다.
적당한 선을 지키기 위해서 먼저 스스로 초안을 작성한 뒤, 워드바이스 AI의 AI 패러프레이징 툴을 활용하여 Professional - formal 모드와 Professional - friendly 모드가 제공하는 놀라운 효과를 직접 경험해 보세요.
비즈니스 영어 이메일 예시 (Professional - formal 모드)
수정 전: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
수정 후: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”
- Professional - formal 모드로 바꾼 문장은 길이가 조금 더 길어졌지만, 더욱 세련된 어휘와 구문을 구사하고 격식을 차리는 비즈니스 이메일에 적합한 어조를 띠고 있습니다.
비즈니스 영어 메일 예시 (Professional - friendly 모드)
수정 전: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
수정 후: “After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.”
- Professional - friendly 모드로 바꾼 문장은 수정 전 문장보다 격식있지만, 비즈니스 이메일에 적합하게 전문적이면서도 조금 더 친밀감 있는 어조를 띠고 있습니다.
워드바이스 AI를 활용하며 비즈니스 영어 메일 마무리하기
비즈니스 이메일의 본문을 다 작성하였다면 이제 마무리할 시간입니다. 이메일을 끝마칠 때는 다음의 내용들이 포함될 수 있도록 합니다.
- 행동 유도(Action items) - 결정 내리기 또는 회신 등 받는 사람이 취해야 할 행동
- 기한(Deadline) -받는 사람이 행동을 완료해야 하는 마감 기한
- 감사 인사(Thanks) - 시간을 내어준 것에 대한 감사 인사 전달
전달하고자 하는 내용의 초안을 먼저 작성한 뒤, 워드바이스 AI의 AI 패러프레이징 툴을 활용해 보세요. 앞서 본문에서 사용했던 동일한 모드를 사용하여 일관성 있는 톤으로 비즈니스 메일 끝 인사를 작성할 수 있습니다.
비즈니스 영어 메일 마무리: Professional - formal 모드 이용
수정 전: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
수정 후: “I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.”
- 이메일을 받는 사람에게 마지막까지 좋은 인상을 남기기 위해서는 끝까지 비즈니스 이메일에 알맞은 톤을 사용하는 것이 중요합니다. 패러프레이징 툴의 Professional - formal 모드를 사용하여 수정된 글은 적절한 단어와 조금 더 복잡한 문장을 사용하여 격식있는 어조로 이메일을 마무리하고 있습니다.
비즈니스 영어 메일 마무리: Professional - friendly 모드 이용
수정 전: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
수정 후: “I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.”
- Professional - friendly 모드는 조금 더 친밀감 있고 캐주얼한 톤을 띠는 문장을 통해 이메일을 받는 사람에게 따뜻하게 환대받는 기분을 전달합니다.
- “Delighted”와 “greatly appreciate”와 같은 표현의 사용은 수정 전 문장보다 더 친근한 어조를 전달합니다.
워드바이스 AI를 활용하여 비즈니스 영어 메일 맺음말(signoffs) 작성하기
여기까지 왔다면 이제 비즈니스 영어 이메일을 누구보다 프로페셔널하게 끝내는 일만 남아 있습니다.
격식 있는 이메일 맺음말 표현: Professional - formal 모드 이용
Professional - formal 모드를 사용하여 진지한 태도로 업무를 수행하고 있다는 것을 보여주세요.
수정 전: “Best, Kaitlyn”
수정 후: “Sincerely, Kaitlyn”
- “Sincerely”는 확실히 “Best”보다 격식 있게 사용되는 맺음말 표현으로, 대부분의 비즈니스 상황에서 더 높은 수준의 존중을 표현합니다.
친밀감을 높이는 이메일 맺음말 표현: Professional - friendly 모드 이용
좀 더 친근한 어조로 이메일을 끝마치고 싶다면, Professional - friendly 모드를 추천합니다.
수정 전: “Best, Kaitlyn”
수정 후: “Warm regards, Kaitlyn”
- 일상적으로 사용하는 “Best”는 이메일을 주고받는 대부분의 상황에 적합하지만, “Warm regards”는 문자 그대로 조금 더 “따뜻한” 어조를 전달하면서도 전문적으로 사용할 수 있습니다.
