职场必备神器：用 AI 商务邮件轻松写！
写商务电子邮件需要包含哪些内容？
电子邮件是最常用的职场沟通方式之一。通过商务邮件，你能够展示专业精神，表达观点，并通过有效的沟通完成工作。商务邮件的基本结构包括以下内容：
- 标题
- 称呼
- 正文
- 收尾部分
- 结束祝语
Wordvice AI 英文写作助手能够教你如何撰写商务邮件，如何表达自己的专业精神和观点，以及如何在邮件中礼貌地结束。基于近十年的专业英文润色服务经验，Wordvice创建了人工智能英文写作助手工具，帮助作者在专业写作中达到新的高度。
1. 起拟电子邮件标题：用 Wordvice AI 的“Concise”（简洁）编辑模式即可
电子邮件的标题应当简洁扼要，应该能让读者在一秒钟内完成标题浏览并了解邮件要讲的内容主题。请遵循以下规则：
- 邮件的标题应当少于60个英文字符（包括空格）
- 使用一句话清楚地说明邮件的目的
- 避免过度使用引号、括号和破折号等标点符号
Wordvice AI 的AI Proofreader 语法检查器提供一个非常有用的“Concise”（简洁）模式，能够完美剪掉多余用词。这些多余的单词对标题写作有害而无益。在使用该工具时，将模式设置为“Concise”（简洁），在下拉菜单中选择“Business”（商务）。这样给出的结果会更加适合商务写作。需要注意的是，“Concise”模式仅对订购了Wordvice AI 高级版的用户开放使用。
示例：用 AI 怎样写出专业邮件标题？
以下例子将示范如何通过使用「Concise」简洁编辑模式将 email 标题改的更清晰、更具可读性。
Before: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective”
After: “Business Follow-Up and Future Actions”
- 将不需要的介词短语 “from Business Perspective” 移除后，改为名词短语 “Business Follow-Up.”。
- 标题比较简洁，开门见山。
Before: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere”
After: “Impact of New Marketing Strategies on Business”
- 将冗长的动词短语 “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact” 缩短为 “Impact of New Marketing Strategies”。
- “Overall Business Sphere” 这部分不太自然，故缩减为 “Strategies on Business” 简洁的捕捉本文的含意。
- 整个主题标题更加简洁明了，同时保留了原意。
2. 撰写商务邮件的开头：用 Wordvice AI 改写润色工具调整问候语气
第一印象很重要！很多人在写电子邮件时都在斟酌问候句上遇到困难。那么，应该使用哪种问候句来表达正确的语气呢？
Wordvice AI 改写润色工具（Paraphraser）的高级版提供以下两种专业语气写法。
专业正式型（Professional - formal）：这种语气适用于给你从未见过的人写信，或者针对只是简单认识而并不熟悉的人士以及单位中职位比你高的人士。
专业友好型（Professional - friendly）：这种语气适用于与你交流过多次电子邮件的人士、同事和已经熟识一段时间的人士。
示例：Wordvice AI 怎样写出专业正式型邮件问候语？
例如：“Hello, Mary”变成“Dear Mary”。
Before: “Hello, Mary”
After: “Dear Mary”
- 虽然 “Hello” 算是一个完美的电子邮件问候语， 但 “Dear” 在商业邮件中更为正式和专业。
示例：Wordvice AI 怎样写出专业友好型邮件问候语？
例如：“Hey Joshua” 变成“Hello, Joshua”。
Before: “Hey Joshua”
After: “Hello, Joshua”
- “Hello” 算是一个比较随意的问候，但是比起 “Hey,” 更专业了一些。 “Hey,” 通常不用于商业邮件中称呼同事、客户或合作伙伴。
3. 修改商务邮件正文内容：用 Wordvice AI 转述改写工具表达正确语气
在问候收件人后，商务邮件的主体部分应该直接进入主题，以节省读者的时间。然而，这并不意味着你需要把电子邮件写成直截了当而近乎粗鲁的地步。
为了找到在直接与粗鲁之间的正确平衡，你可以先写草稿，然后把草稿放在Wordvice AI 句子改写润色工具（Paraphrasing Tool）中检查。我们发现无论是专业正式型还是专业友好型的语气调节效果都惊人地好！
示例：AI 将商务邮件内容改写成专业正式型语气
Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”
- 在 “专业正式” 模式下，虽然文字较长，但词汇和片语被改得更加专业，语气也更适合正式的商业邮件沟通使用。
示例：AI 将商务邮件内容改写成专业友好型语气
Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.”
- 在 “专业友好” 模式下，修改出来的文字语气比原本的更正式，但文字也被提升以适合专业友好的商业邮件语气。
4. 使用 Wordvice AI 撰写商务电子邮件的收尾部分
在写好邮件的主体部分后，该考虑如何收尾。收尾时需要包括以下内容：
- 行动要点：你希望收件人做什么行动？提醒他做出某个决定？还是希望他给你回复邮件？
- 截止日期：你希望收件人何时完成上述行动？
- 致谢：感谢收件人花费的时间和考虑。
建议先写草稿，然后把草稿放进 Wordvice AI 文章改写润色工具（Paraphrasing Tool），使用与正文相同的语气类型检查，这样能使整篇邮件保持语气一致。
示例：AI 如何帮你做个专业正式型邮件收尾？
Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.”
- 由于邮件结尾的部分是读者对此封邮件的最后印象，因此在电子邮件结尾处使用正确语气非常重要。采用 “专业正式” 的改写模式, 修改后的邮件结尾使用了更恰当的语言和适合的句子来传达专业正是的语气。
示例：AI 如何帮你做个专业友好型邮件收尾？
Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.”
- 这里的 “专业友好” 模式营造出一种更加亲密、随意的基调，向读者展现出热情的接待。
- 像是 “delighted” 和 “greatly appreciate” 比起原文能展现更专业且有好的语气。
5. 使用 Wordvice AI 写商务电子邮件的结束祝语
结束祝语是在签名之前要写的最后一句话。
示例：AI 如何为你呈现一个专业正式型的结束祝语？
如果你想用比较严肃的语气结束邮件，表明你只是在谈业务，可以使用专业正式型模式。
例如：“Best, Kaitlyn” 变成“Sincerely, Kaitlyn”。
Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Sincerely, Kaitlyn”
- “Sincerely” 是比 “Best” 更正式的结束祝语。在大多数的商业环境中，传达了更高程度的尊重。
示例：AI 如何为你呈现一个专业友好型的结束祝语？
如果你想用比较轻松的语气结束邮件，可以使用专业友好型模式。
例如：“Best, Kaitlyn”变成“Warm regards, Kaitlyn”。
Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Warm regards, Kaitlyn”
- 虽然 “Best” 已经很随意，适合大多数电子邮件交流，但 “Warm regards” 更专业，同时从字面上传达 “warmer” 更温暖的语气。
