職場必備技能：用 AI 輕鬆寫出商業英文 email

撰寫商業英文 email 需要包含哪些內容？

Email 是職場上常用的溝通方式之一。通過商業 email，你能夠展現專業精神、表達觀點，並通過有效的溝通完成工作。英文商業郵件的基本結構包括以下內容：

1. 標題
2. 稱呼
3. 正文
4. 結尾
5. 結束祝語

Wordvice AI 線上英文寫作助手能夠教你如何撰寫商業 email，表達專業精神和觀點，並以禮貌方式做結尾。Wordvice 憑藉十年的英文編修潤稿服務經驗，創建了 AI 英文寫作助手，協助作者在專業寫作中取得新的突破。

1. 起擬 email 標題：用 Wordvice AI 的「Concise」簡潔編輯模式

商業郵件的主旨應簡潔明瞭，能讓讀者在一秒鐘內瀏覽並了解郵件要傳達的內容。請遵循以下規則：

1. 郵件的標題應當少於60個英文字符（包括空格）
2. 使用一句話清楚地說明郵件的目的
3. 避免過度使用引號、括號和破折號等標點符號

Wordvice AI 英文文法檢查工具提供了非常實用的「Concise」簡潔編輯模式，可幫助您去除多餘的字詞。這些多餘的字詞對標題寫作來說是無益的。在使用該工具時，請將模式設置為「Concise」，在下拉選單中選擇「Business」（商業）。這樣所得到的結果會更適合商業英文寫作。需要注意的是，「Concise」簡潔編輯模式僅適用於訂閱了 Wordvice AI 進階版服務的用戶。

範例：用 AI 如何寫出專業 email 標題？

以下例子將示範如何通過應用「Concise」簡潔編輯模式將 email 標題改的更清晰、更具可讀性。

Before: “Follow up & Future Actionables from Business Perspective”
After: “Business Follow-Up and Future Actions”

• 將不需要的介系詞片語 「from Business Perspective」移除後，改為名詞片語 「Business Follow-Up」。
• 標題比較簡潔，開門見山。

Before: “Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact on the Overall Business Sphere”
After: “Impact of New Marketing Strategies on Business”

• 將冗長的動詞片語 「Analyzing Our New Marketing Strategies and its Probable Impact」 縮短為「Impact of New Marketing Strategies」。
• 「Overall Business Sphere」 這部分不太自然，故縮減為「Strategies on Business」 簡潔的捕捉本文的含意。
• 整個主題標題更加簡潔明瞭，同時保留了原意。

2. 撰寫商業 email 開頭：使用 Wordvice AI 文章改寫工具調整問候語氣

第一印像很重要！很多人在寫商業英文 email 時都在問候句上遇到困難。那麼，應該使用哪種問候句來表達正確的語氣呢？

Wordvice AI 文章改寫工具的進階版提供以下兩種專業語氣寫法。

1. 專業正式語氣（Professional - formal）：這種語氣適用於給你從未見過的人寫信，或者針對只是簡單認識而並不熟悉的人士以及單位中職位比你高的人士。

2. 專業友好語氣（Professional - friendly）：這種語氣適用於與你交流過多次電子郵件的人士、同事和已經熟識一段時間的人士。

範例：Wordvice AI 如何寫出專業正式的郵件問候語？

例如：「Hello, Mary」變成「Dear Mary」。

Before: “Hello, Mary”
After: “Dear Mary”

• 雖然「Hello」算是一個完美的電子郵件問候語， 但「Dear」在商業郵件中更為正式和專業。

範例：Wordvice AI 如何寫出專業友好的郵件問候語？

例如：「Hey Joshua」變成「Hello, Joshua」。

Before: “Hey Joshua”
After: “Hello, Joshua”

• 「Hello」算是一個比較隨意的問候，但是比起「Hey」更專業了一些。「Hey」通常不用於商業郵件中稱呼同事、客戶或合作夥伴。

3. 修改商業 email 正文內容：使用 Wordvice AI 改寫轉述工具以表達正確語氣

在問候收件人後，商務郵件的主體部分應該直接進入主題，以節省讀者的時間。然而，這並不意味著你需要把電子郵件寫成直截了當而近乎粗魯的地步。

為了找到在直接與粗魯之間的正確平衡，你可以先寫草稿，然後把草稿放在 Wordvice AI 改寫潤稿工具

範例：AI 將商業 email 內容改為專業正式語氣

Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we can implement process enhancements by making necessary adjustments and introducing a new system that aligns more effectively with the growing operational requirements.”

• 在「專業正式」模式下，雖然文字較長，但詞彙和片語被改得更加專業，語氣也更適合正式的商業郵件溝通使用。

範例：AI 將商業 email 內容改為專業友好語氣

Before: “Following the review, we can initiate some process improvements, making changes where need and introduce new system for better suiting the expanding operations needs.”
After: “After conducting a thorough review, we have identified areas where we can make process improvements and implement necessary changes. Additionally, we will introduce a new system that will better accommodate the growing needs of our expanding operations.”

• 在「專業友好」模式下，修改出來的文字語氣比原本的更正式，但文字也被提升以適合專業友好的商業郵件語氣。

4. 使用 Wordvice AI 撰寫商業 email 的結尾部分

在寫好郵件的主體部分後，該考慮如何收尾。收尾時需要包括以下內容：

1. 行動要點：你希望收件人做什麼行動？提醒他做出某個決定？還是希望他回覆你郵件？
2. 截止日期：你希望收件人何時完成上述行動？
3. 致謝：感謝收件人花費的時間和考慮。

建議先寫草稿，然後把草稿放進Wordvice AI 文章改寫潤稿工具，使用與正文相同的語氣類型檢查，這樣能使整篇郵件保持語氣一致。

範例：AI 如何幫你做專業正式的郵件結尾？

Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I kindly request your thoughts and insights regarding this matter. Should you concur with my proposed approach, I suggest scheduling a meeting in the upcoming week to delve further into the subject and strategize the initiative. I eagerly anticipate your prompt response and greatly appreciate your thoughtful consideration.”

• 由於郵件結尾的部分是讀者對此封郵件的最後印象，因此在電子郵件結尾處使用正確語氣非常重要。採用「專業正式」的改寫模式, 修改後的郵件結尾使用了更恰當的語言和適合的句子來傳達專業正是的語氣。

範例：AI 如何幫你做專業友好的郵件結尾？

Before: “I ask for your thoughts and insights about this matter. If you agree with my approach, we can schedule a meeting next week to discuss more and plan the initiative. I look forward to hear from you soon and apresiaate your consideration.”
After: “I would greatly appreciate your thoughts and insights on this matter. If you are in agreement with my proposed approach, I would be delighted to schedule a meeting next week to delve deeper into the topic and plan the initiative. I eagerly await your response and sincerely value your consideration.”

• 這裡的「專業友好」模式營造出一種更加親密、隨意的基調，向讀者展現出熱情的接待。
• 像是「delighted」和「greatly appreciate」比起原文能展現更專業且有好的語氣。

5. 使用 Wordvice AI 撰寫商業 email 的結束祝語

結束祝語是在簽名之前要寫的最後一句話。

範例：AI 如何為你呈現一個專業正式的結束祝語？

如果你想用比較嚴肅的語氣結束郵件，表明你只是在談業務，可以使用專業正式型模式。

例如：「Best, Kaitlyn」變成「Sincerely, Kaitlyn」。

Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Sincerely, Kaitlyn”

• 「Sincerely」是比「Best」 更正式的結束祝語。在大多數的商業環境中，傳達了更高程度的尊重。

範例：AI 如何為你呈現一個專業友好的結束祝語？

如果你想用比較輕鬆的語氣結束郵件，可以使用專業友好型模式。

例如：「Best, Kaitlyn」變成「Warm regards, Kaitlyn」。

Before: “Best, Kaitlyn”
After: “Warm regards, Kaitlyn”

• 雖然「Best」已經很隨意，適合大多數電子郵件交流，但「Warm regards」更專業，同時從字面上傳達「warmer」更溫暖的語氣。