Come scrivere un'email commerciale con Wordvice AI

Le basi: come creare un'e-mail aziendale (formato)

Le e-mail sono una delle forme di comunicazione più utilizzate sul posto di lavoro. Attraverso le e-mail di lavoro, si dimostra la propria professionalità, si fa capire il proprio punto di vista e si porta a termine il lavoro comunicando in modo efficace. La struttura di base di un'e-mail aziendale è costituita da quanto segue:

1. Oggetto
2. Saluto
3. Testo del corpo
4. Commenti finali
5. Firma

L'editor di testo AI gratuito di Wordvice AI può mostrarvi come iniziare un'e-mail di lavoro, come creare un'e-mail di lavoro che trasmetta la vostra professionalità e faccia capire il vostro punto di vista e come concludere un'e-mail di lavoro in modo educato. Grazie a quasi un decennio di esperienza nella fornitura di servizi di editing e correzione, Wordvice ha creato l'assistente di scrittura AI per aiutarvi a raggiungere nuovi traguardi nella scrittura professionale.

Scrivere un oggetto di e-mail veloce utilizzando la modalità di correzione "concisa" di Wordvice AI

L'oggetto della vostra e-mail deve essere sintetico e diretto. Il lettore deve essere in grado di scorrerlo in meno di un secondo e capire di cosa si tratta. Tenete a mente le seguenti regole:

1. Utilizzare meno di 60 caratteri (spazi inclusi).
2. Esprimere chiaramente l'obiettivo dell'e-mail in una sola frase.
3. Evitare l'uso eccessivo di virgolette, parentesi e trattini.

L'AI Proofreading Tool di Wordvice offre un'utile modalità "Concise", perfetta per eliminare le parole in più che danneggiano anziché aiutare la scrittura. Impostate la modalità su "Concise" e selezionate "Business" nel menu a discesa. In questo modo si otterranno risultati più adatti alla scrittura commerciale.

Nota: la modalità "Concise" è disponibile solo per gli utenti di Wordvice AI Premium.

Esempi di oggetto di e-mail professionali

I seguenti esempi mostrano come i titoli degli oggetti delle e-mail possano essere resi più chiari e leggibili applicando la modalità di correzione "Concise".

Prima: "Follow up e azioni future dalla prospettiva aziendale".

Dopo: "Follow-up e azioni future dal punto di vista aziendale".

• La frase preposizionale superflua "dalla prospettiva aziendale" è stata rimossa e sostituita con la frase sostantiva "Business Follow-Up".
• La frase è meno prolissa e presenta un caso testuale più coerente.

Prima: "Analizzare le nostre nuove strategie di marketing e il loro probabile impatto sulla sfera commerciale complessiva".

Dopo: "Impatto delle nuove strategie di marketing sul business".

• La frase verbosa "Analizzare le nostre nuove strategie di marketing e il suo probabile impatto" è stata abbreviata in "Impatto delle nuove strategie di marketing".
• La frase "Sfera generale del business" è un po' innaturale e vaga; la forma abbreviata "Strategie sul business" cattura il significato di questo testo nel contesto.
• L'intera intestazione dell'oggetto è più concisa, pur mantenendo il significato.

Come avviare un'e-mail aziendale - Toni di saluto delle e-mail con Wordvice AI

La prima impressione è importante! I saluti via e-mail sono un problema per molti. Quale saluto usare per dare il giusto tono?

Lo strumento di parafrasi Wordvice AI offre due modi per scegliere i toni professionali. Questi due toni sono entrambi disponibili con il piano Premium.

1. Professionale - formale: Consigliato per le persone che non avete mai incontrato, per i conoscenti che conoscete solo di sfuggita o per le persone che occupano una posizione più elevata rispetto alla vostra organizzazione.

2. Professionale - amichevole: Consigliato per persone con cui si è scambiato qualche email, colleghi e conoscenti che si conoscono da tempo.

Saluti formali via e-mail con il tono professionale-formale di Wordvice AI

Prima: "Ciao, Mary"

Dopo: "Cara Mary"

• Mentre "Ciao" è una frase di saluto perfettamente adatta alle email, "Cara" è quasi sempre un indirizzo più formale e professionale nelle email di lavoro.

Saluti amichevoli via e-mail con il tono professionale di Wordvice AI

Prima: "Hey Joshua"

Dopo: "Ciao, Joshua"

• "Ciao" è un saluto informale, ma più professionale di "Ehi", che di solito non viene usato per rivolgersi a colleghi, clienti o partner nelle e-mail di lavoro.

Riformulare il contenuto del corpo dell'email con Wordvice AI Paraphraser per ottenere il tono giusto

Dopo aver salutato il destinatario, il corpo dell'e-mail aziendale dovrebbe andare subito al sodo per fargli risparmiare tempo. Tuttavia, questo non significa che la vostra email debba essere così diretta da risultare al limite della scortesia.

Per trovare il giusto equilibrio, provate a scrivere voi stessi una bozza e poi passatela attraverso lo strumento di parafrasi gratuito Wordvice AI. Abbiamo scoperto che i toni "professionale-formale" e "professionale-amichevole" funzionano a meraviglia!

Esempi di e-mail commerciali: tono professionale-formale

Prima: "A seguito della revisione, possiamo avviare alcuni miglioramenti del processo, apportando modifiche dove necessario e introducendo un nuovo sistema per soddisfare meglio le esigenze operative in espansione".

Dopo: "Dopo aver condotto una revisione approfondita, possiamo implementare i miglioramenti dei processi apportando le modifiche necessarie e introducendo un nuovo sistema che si allinei meglio alle crescenti esigenze operative".

• In modalità "Professionale - formale", anche se il testo è un po' più lungo, i termini e le frasi del vocabolario sono più sofisticati e il tono è più adatto a una comunicazione formale via e-mail.

Esempi di e-mail aziendali: tono professionale

Prima: "A seguito della revisione, possiamo avviare alcuni miglioramenti del processo, apportando modifiche laddove necessario e introducendo un nuovo sistema per soddisfare meglio le esigenze operative in espansione".

Dopo: "Dopo aver condotto una revisione approfondita, abbiamo identificato le aree in cui possiamo apportare miglioramenti ai processi e implementare le modifiche necessarie. Inoltre, introdurremo un nuovo sistema che soddisferà meglio le crescenti esigenze delle nostre operazioni in espansione".

• In modalità "Professional-friendly", il testo ha un tono più formale rispetto al testo di input, ma viene elevato per adattarsi a un tono più professionale e informale delle e-mail aziendali.

Come chiudere un'e-mail commerciale con Wordvice AI

Ora che avete scritto il corpo principale della vostra e-mail, è il momento di chiuderla. Quando chiudete l'email, considerate di includere quanto segue:

1. Elementi di azione - cosa volete che faccia il destinatario? Prendere una decisione? Che vi risponda via e-mail?
2. Scadenza - Quando volete che il vostro destinatario completi gli elementi di azione?
3. Ringraziamenti - Ringraziate il destinatario per il suo tempo e la sua considerazione.

Suggeriamo di scrivere prima una bozza di ciò che volete dire, poi di passare la vostra scrittura attraverso l'AI Paraphraser gratuito di Wordvice, usando lo stesso tono che avete usato per il testo del corpo. In questo modo, manterrete la coerenza in tutta l'email.

Finale di e-mail professionale e formale

Prima: "Le chiedo di esprimere i suoi pensieri e le sue opinioni su questo argomento. Se siete d'accordo con il mio approccio, possiamo fissare un incontro la prossima settimana per discutere di più e pianificare l'iniziativa. Mi auguro di sentirla presto e mi scuso per la sua considerazione".

Dopo: "Le chiedo gentilmente di esprimere i suoi pensieri e le sue opinioni in merito a questa questione. Se siete d'accordo con l'approccio da me proposto, vi suggerisco di fissare un incontro nella prossima settimana per approfondire l'argomento e pianificare l'iniziativa. Attendo con ansia una sua pronta risposta e apprezzo molto la sua ponderata considerazione".

• Poiché è l'ultima impressione che il lettore avrà della vostra e-mail, è importante che il tono sia quello giusto alla fine della vostra e-mail. Con la modalità di parafrasi "Professionale - formale" applicata, questo finale di e-mail rivisto utilizza un linguaggio più corretto e frasi leggermente più complesse per trasmettere un tono formale.

Finale di e-mail di tono professionale

Prima: "Le chiedo di esprimere i suoi pensieri e le sue opinioni su questo argomento. Se siete d'accordo con il mio approccio, possiamo fissare un incontro la prossima settimana per discutere di più e pianificare l'iniziativa. Mi auguro di sentirla presto e mi scuso per la sua considerazione".

Dopo: "Apprezzerei molto le sue riflessioni e i suoi approfondimenti su questo tema. Se è d'accordo con l'approccio da me proposto, sarei lieto di fissare un incontro la prossima settimana per approfondire l'argomento e pianificare l'iniziativa. Attendo con ansia la sua risposta e apprezzo sinceramente la sua considerazione".

• In questo caso, la modalità "Professionale - amichevole" crea un tono più intimo e informale per mostrare un'accoglienza calorosa al lettore.
• Termini come "deliziato" e "molto apprezzato" suggeriscono un tono più amichevole rispetto a quello del testo di input.

Come firmare un'e-mail aziendale con Wordvice AI

Congratulazioni! Avete quasi finito questo articolo su come scrivere un'e-mail aziendale. Ora arriva l'ultimo passo: come concludere un'e-mail in modo professionale.

Firme d'affari formali con il tono professionale-formale di Wordvice AI

Per concludere le cose in modo serio e dimostrare che fate sul serio, provate la modalità "professionale-formale".

Prima: "Cordiali saluti, Kaitlyn"

Dopo: "Cordiali saluti, Kaitlyn"

• "Cordiali saluti" è senza dubbio un saluto più formale di "Cordiali saluti". Trasmette un maggior livello di rispetto nella maggior parte dei contesti lavorativi.

Signoff aziendali amichevoli con il tono professionale di Wordvice AI

Per concludere con una nota più leggera, consigliamo la modalità "professionale - amichevole".

Prima: "Cordiali saluti, Kaitlyn"

Dopo: "Cordiali saluti, Kaitlyn"

• Mentre "Best" è già informale e adatto alla maggior parte degli scambi di e-mail, "Warm regards" è più professionale e trasmette un tono più "caldo", letteralmente.